La empresa ECAAAS – ESP, por su naturaleza comunitaria la Asamblea General esta integrada por 37 Juntas de Acción Comunal – JAC del área urbana, 2 del área rural y 13 sectores y organizaciones sociales del municipio de Saravena.

a continuación, una breve descripción de las dependencias en Ecaaas ESP.

CONTROL INTERNO

Proceso encargado de que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con los estatutos, las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos

Esta área deberá Garantizar una función administrativa acorde a los estándares de calidad, eficiencia y eficacia. Asegurar la confiabilidad de la información e imputación de las operaciones y transacciones; igualmente Verificar que los procesos y procedimientos se efectúen de conformidad a las normas establecidas, entre otras encaminadas a Velar porque todas las actividades y recursos de la entidad estén dirigidos hacia el cumplimiento de su función constitucional.

TESORERIA

Es el proceso encargado de la custodia de los fondos, valores y de realizar los cobros y pagos de la empresa.  Este área deberá Dirigir y coordinar el recaudo de los valores, por concepto de prestación de servicios, matriculas, multas, cuentas por cobrar y otros conceptos. Responder por el buen uso y racionalización de los recursos físicos que se utilizan en esta dependencia. Igualmente, Llevar y mantener actualizados los registros de las diferentes operaciones de tesorería.

CONTABILIDAD

Proceso en el cual se suministra información de la situación económica, financiera y de los resultados de la empresa, lo que se consigue mediante la aplicación de los principios contables lo cual es necesario para conocer el patrimonio de las mismas y ejercer un control sobre ellas.Proveer información cuantitativa y oportuna en forma estructurada y sistemática sobre las operaciones de la empresa, considerando los eventos  económicos que la afectan para permitir a ésta y a terceros la toma de decisiones sociales, económicas y políticas.

Ejecución de labores auxiliares de manejo y control de la información financiera de la empresa.

Llevar el registro y control de las operaciones contables diarias de la empresa.

Coordinar la formulación y administración del presupuesto y el plan financiero de la empresa.

Elaborar la contabilidad de costos por servicios, acueducto, alcantarillado y aseo.

SECRETARIA GENERAL

Proceso encargado del desempeño de las labores de Oficina y de asistencia administrativa a sus superiores.

OBJETIVOS

Apoyar a la presidencia, tesorería de la empresa en todos los aspectos relacionados con el buen funcionamiento de la entidad.

Coordinar y apoyar a la presidencia, en los aspectos relacionados con el cumplimiento de las normas y procedimientos de contratación administrativa.

Manejar la correspondencia que entra y las respectivas respuestas, por parte de la presidencia, tesorería en cuanto a memoriales, derechos de petición, notificaciones, etc. vigilando su correcta distribución y oportuna contestación, a través del despacho de la Secretaría General

GESTION DE TALENTO HUMANO

La gestión de talento humano establece los mecanismos de reclutamiento y selección del personal para que se cumplan las características de los procesos operativos y administrativos que se realizan en la empresa y conforme se vaya generando la capacitación necesaria para realizar el cambio cultural en las personas; proceso donde se ejecutan  labores de planeación, dirección, coordinación y control en lo que respecta con la organización comunitaria y el ambiente laboral.

PROMOCION DE DESARROLLO COMUNITARIO Y COMERCIAL

Proceso en donde se realizan labores de planeación para el desarrollo de los componentes de promoción, organización, educación a los clientes internos  y externos de la ECAAAS E.S.P.

El coordinador de esta área deberá programar actividades para que la empresa esté acorde a los cambios tecnológicos y crecimiento de la demanda del servicio. Mejorar la eficiencia y efectividad total de la organización ofreciendo al personal beneficios de desarrollo personal y laboral. Promover y orientar los procesos de organización comunitarios que impulsen la participación de la comunidad en la vigilancia de los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo.

CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

Proceso en donde se establecen las técnicas de conservación, clasificación y distribución de la información interna y externa.

El archivista, deberá asegurar la adecuada conservación y disposición de los archivos correspondientes a las dependencias de la empresa. Garantizar privacidad, reserva y discreción en el uso y disposición de la información que se maneja así como distribuir y radicar la correspondencia y documentos a las diferentes Secciones.

ALMACEN

Proceso encargado de administrar los recursos de almacén, entrada, salida y bajas de materiales custodiándolos y manteniendo el sistema de ingreso y salida de los mismos, de igual forma debe mantener el stop necesario que garanticen la prestación de un buen servicio con calidad y eficiencia.

SISTEMAS

Proceso que brinda apoyo y asesoría a las dependencias de la Empresa, realizando capacitaciones sobre actualizaciones o nuevos procesos que se implanten en sistemas y facilitar los documentos requeridos por las entidades de control. Además a ello esta área deberá brindar asistencia oportuna a cada una de las dependencias. Tener al día la información de los procesos de digitación de la documentación, Presidencia, PQR, Contabilidad, Secretaria, y demás que tengan que ver con el departamento de sistemas. Mantener en óptimas condiciones los equipos de cómputo de la empresa para su buen funcionamiento.

SERVICIO AL CLIENTE  Peticiones Quejas y Recursos (P.Q.R)

Proceso donde se recibe, atiende, tramita y responde las solicitudes que presentan los usuarios, los suscriptores o suscriptores potenciales en relación a los servicios que presta la empresa.

Esta área debe cumplir con los siguientes objetivos:

Recibir, atender y tramitar las solicitudes que presentan los usuarios o suscriptores por los servicios prestados.

Responder oportunamente las quejas y reclamos que realicen los usuarios o suscriptores a la empresa.

Informar en el plazo indicado por la ley (15 días hábiles) los resultados de la inspección.

TECNICA Y OPERATIVA

Potabilización

Proceso mediante el cual se realiza el sistema de tratamiento de agua garantizando que cumpla con las especificaciones del ministerio de la protección social Decreto 1575 y la Resolución 2115 del Ministerio de la Protección Social. En las normas organolépticas, microbiológicas y fisicoquímicas que la hacen apta para el consumo humano. El agua es captada en el río Satocá en una bocatoma lateral la cual pasa a través de una tubería de captación hacia el tanque desarenador, donde son removidos los sólidos flotantes más grandes que a su vez se sedimentan en el lecho del desarenador dejando el agua libre  de estos, luego el agua es llevada a través de una tubería  a la planta de tratamiento que a su vez llega a un vertedero  que mide el caudal de agua de entrada y en donde se dosifica el hidroxicloruro de aluminio, después pasa a la mezcla rápida que se da entre el vertedero y los floculadores, en los cuales se da una mezcla lenta producida por el movimiento del agua en forma de vaivén  en donde se produce el floc (aglomeración de partículas) enseguida pasa a los sedimentadores en donde el agua se comienza a decantar por el efecto de la sedimentación del floc y la quietud del agua en los sedimentadores, en la parte superior de estos se encuentran dos canaletas una en cada extremo, estas canaletas conducen el agua sedimentada a los lechos filtrantes la cual converge en una  cámara de filtrado que más adelante se le aplica la dosis optima de cloro y cal luego es conducida a través de una tubería al tanque de abastecimiento que tiene como función lograr la correcta homogenización del cloro y tener una reserva de agua útil en caso de alto consumo y por ultimo llega a la red de distribución que se encarga de llevar a cada una de las viviendas este vital servicio.

TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES

Proceso requerido para disminuir los impactos negativos que causan las aguas contaminadas con materia orgánica y metales pesados.

El sistema de tratamiento de aguas residuales cuenta con un medidor de caudal (canaletas parshall) que a demás sirve de aforador el cual posee 4 rejillas para la retención de materiales sólidos de gran tamaño, esta entrega las aguas residuales a tres lagunas anaerobias ubicadas en paralelo las cuales a su vez entregan a dos lagunas facultativas ubicadas en serie y finalmente estas descargan en una laguna de maduración donde termina el proceso de tratamiento y su efluente es vertido en la quebrad la pava.

ASEO

El proceso de aseo comprende las actividades de barrido y limpieza de áreas públicas, recolección, transporte, selección, tratamiento y disposición final  de los residuos sólidos.

OBJETIVOS

Prestar el servicio de aseo de una manera eficiente y acorde con las normas técnicas ambientales y legales vigentes.

Recoger los residuos sólidos que producen los habitantes del municipio de Saravena, en las rutas y horarios establecidos para cada sector.

Promover y realizar el tratamiento y aprovechamiento de los residuos cuyas características lo permitan.

Mantener limpia las áreas públicas de todo residuo sólido acumulado mediante la utilización de mano de obra directa y herramientas manuales.

Recolección de transporte de escombros.

SUPERVISION DE LA SECCION TECNICA Y OPERATIVA

proceso mediante el cual se verifica la correcta realización de los diferentes procesos y procedimientos que se dan para el funcionamiento de la división  técnica operativa que comprende los sistemas de acueducto alcantarillado y aseo

SERVICIOS GENERALES

Procedimiento que establece actividades de limpieza para la buena presentación de las instalaciones de la empresa. Quien asuma esta responsabilidad deberá Conservar y mantener en buen estado las instalaciones de la empresa, Realizar actividades de limpieza y mantenimiento a la planta física, contribuir con la atención a los clientes de la empresa y a su vez, colaborar con las necesidades del personal de la empresa

SEGURIDAD

Proceso en el cual las labores de vigilancia se realizan en forma permanente durante las 24 horas del día brindando seguridad y confianza.

OBJETIVOS

Prestar el servicio de vigilancia según horario establecido.

Custodiar y responder por el uso adecuado de los bienes de la empresa.

Dar información a su alcance al cliente interno y externo de la empresa.

Revisar y controlar el ingreso y salida de personas, mercancías, vehículos entre otros.

RECEPCION

Proceso encargado de atención al público y recepción de documentos para las diferentes dependencias de la empresa.

OBJETIVOS

Atender al público.

Recepción, radicación y distribución  de información. 

Recepción de registro de llamadas telefónicas de entrada y salida.

SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

El encargado del SG-SST será el responsable de: Diseñar, implementar, administrar, coordinar y ejecutar las actividades del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo de la empresa

Toda aquella persona que acepte la responsabilidad de ser el encargado del SG-SST y cumpla con el perfil establecido por la Resolución 0312 de 2019, tendrá entre otras, las siguientes funciones a su cargo

Elaborar y ejecutar el programa de capacitación anual en promoción y prevención, que incluye los peligros/riesgos prioritarios y sea extensivo a todos los niveles de la organización.

Elaborar y ejecutar los Programas de Vigilancia Epidemiológica, de acuerdo con los riesgos de la empresa.

Reportar a la alta dirección las situaciones que puedan afectar la Seguridad y Salud de los trabajadores Contratistas y visitantes

En este enlace podrá descargar y/o visualizar el esquema organizativo de Ecaaas Esp